Google Workspace para Organizaciones de Bienestar Animal

15 minPublicado el 5 de enero de 2026
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Google Workspace (antes G Suite) es un conjunto completo de herramientas de productividad basadas en la nube que pueden transformar cómo opera tu organización de bienestar animal. Lo mejor de todo es que está disponible completamente gratis para ONGs elegibles en España, incluyendo email profesional, 30GB de almacenamiento por usuario y potentes herramientas de colaboración.

Esta guía te guiará paso a paso para obtener acceso gratuito, configurar tu organización y usar estas herramientas eficazmente para gestionar donantes, seguir colonias, coordinar voluntarios y más.

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Tabla de Contenidos

Por Qué Importa el Email Profesional

Antes de profundizar en Google Workspace, entendamos por qué una dirección de email profesional es crucial para la credibilidad y éxito de tu organización.

La Brecha de Credibilidad

Compara estas dos direcciones de email:

  • ❌ miaubella_rescue@gmail.com
  • ✅ info@miaubella.org

¿Cuál confiarías más al considerar una donación? Una dirección de email profesional usando tu propio dominio (como @miaubella.org) aumenta instantáneamente la credibilidad y muestra que eres una organización establecida, no solo alguien con una cuenta de email gratuita.

Construyendo Confianza de Donantes

En 2022, el 22% de los españoles que no donaron citaron la desconfianza hacia las ONGs como su razón. Cada detalle importa al construir confianza, y tu dirección de email es a menudo la primera impresión que los donantes potenciales tienen de tu organización.

Un email profesional señala:

  • Tomas tu trabajo en serio
  • Estás organizado y eres capaz
  • Puedes gestionar recursos eficazmente
  • Eres establecido y legítimo

Mejor Entregabilidad

Los emails de direcciones profesionales tienen menos probabilidades de ser marcados como spam. Esto significa que tus mensajes importantes—actualizaciones de adopciones, llamamientos de recaudación de fondos, coordinación de voluntarios, rescates de emergencia—realmente llegan a las bandejas de entrada de las personas en lugar de ser filtrados.

Consistencia de Marca y Reconocimiento

Tu dirección de email debe coincidir con el dominio de tu sitio web, reforzando la identidad de tu organización con cada mensaje. Cuando tu email aparece en folletos, perfiles de redes sociales, formularios de donación y tu sitio web, la consistencia construye reconocimiento y confianza.

Flexibilidad y Organización

Con tu propio dominio, puedes crear múltiples direcciones de email profesionales:

Direcciones Basadas en Roles:

  • info@miaubella.org - Consultas generales
  • adopcion@miaubella.org - Preguntas de adopción
  • voluntarios@miaubella.org - Coordinación de voluntarios
  • dona@miaubella.org - Consultas de donaciones

Direcciones Profesionales Personales:

  • maria@miaubella.org
  • carlos@miaubella.org

Direcciones Específicas de Servicio:

  • canva@miaubella.org - Para tu cuenta de Canva
  • social@miaubella.org - Para herramientas de gestión de redes sociales

Esta organización facilita gestionar quién maneja qué, y si un miembro del equipo se va, puedes transferir fácilmente el control de su email sin cambiar la dirección pública.

Preparación para el Futuro

Escenario con email gratuito:

Tu organización usa rescuecats_madrid@hotmail.com para todo. Si Hotmail cierra, cambia políticas, o pierdes acceso a la cuenta, necesitarías:

  • Crear una nueva dirección de email
  • Actualizar tu cuenta de PayPal
  • Cambiar email en todas las plataformas de redes sociales
  • Reimprimir todos los folletos y materiales de marketing
  • Actualizar tu sitio web
  • Informar a todos los contactos del cambio

Con email profesional (info@rescuecatsmadrid.org):

  • Puedes cambiar de proveedor de email sin cambiar tu dirección
  • Todos los materiales de marketing permanecen actuales
  • Los donantes siempre saben cómo contactarte
  • Tu PayPal y otras cuentas permanecen estables
  • Estás protegido de cierres de proveedores o cambios de políticas

Integración con Servicios

Muchas herramientas y servicios para ONGs requieren una dirección de email profesional para verificación o elegibilidad. Algunas plataformas ni siquiera permiten registro con proveedores de email gratuitos. Un email profesional abre puertas a mejores herramientas, descuentos y alianzas.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es una colección de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube desarrolladas por Google. Para ONGs, es esencialmente una oficina digital completa que incluye:

Herramientas Incluidas (Todas Gratis para ONGs Elegibles)

HerramientaQué HaceCaracterísticas Clave para Bienestar Animal
GmailEmail profesional30GB de almacenamiento por usuario, filtrado de spam, programación de emails
Google DriveAlmacenamiento en la nubeCompartir archivos, historial de versiones, almacenamiento seguro
Google DocsCreación de documentosColaboración en tiempo real, comentarios, plantillas
Google SheetsHojas de cálculoSeguimiento de donantes, gestión de colonias, programación de voluntarios
Google SlidesPresentacionesPresentaciones de recaudación de fondos, materiales educativos
Google FormsEncuestas y aplicacionesAplicaciones de voluntarios, formularios de adopción, registro de eventos
Google MeetVideoconferenciaHasta 100 participantes, compartir pantalla, grabación
Google CalendarProgramaciónCalendarios compartidos, espacios de citas, recordatorios
Google ChatMensajería de equipoChats grupales, mensajes directos, compartir archivos

¿Por Qué Google Workspace vs. Otras Opciones?

Gratis para ONGs:

  • Hasta 2,000 cuentas de usuario sin costo
  • No se requiere tarjeta de crédito
  • Sin tarifas ocultas

Ya Familiar:

  • Muchos voluntarios ya usan Gmail, Google Docs, etc.
  • Curva de aprendizaje mínima
  • No se necesita capacitación extensa

Basado en la Nube:

  • Acceso desde cualquier lugar (móvil, tablet, ordenador)
  • No hay software que instalar o mantener
  • Actualizaciones y copias de seguridad automáticas

Orientado a la Colaboración:

  • Múltiples personas pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente
  • Actualizaciones en tiempo real
  • Compartir y permisos fáciles

Ecosistema Integrado:

  • Las herramientas funcionan perfectamente juntas
  • Compartir archivos de Drive en Chat
  • Agregar eventos de Calendar desde Gmail
  • Recoger respuestas de Forms en Sheets

Acceso Gratuito para ONGs Españolas

Vías Actuales (2025/2026)

A partir de 2025, hay dos formas principales en que las ONGs españolas pueden acceder a Google Workspace gratuito:

Opción 1: Goodstack (Recomendado)

Goodstack (antes TechSoup) ahora maneja la mayoría de los descuentos tecnológicos para ONGs en Europa, incluyendo España. Esta es la vía principal para la mayoría de las organizaciones.

Sitio web: goodstack.io

Lo que Ofrece Goodstack:

  • Google Workspace para ONGs (gratis)
  • Descuentos de Microsoft 365
  • Otros servicios de software y nube
  • Verificación centralizada de ONGs

📖 Más Información: Para una guía detallada sobre cómo entender TechSoup y Goodstack para ONGs españolas, consulta nuestra Guía de TechSoup y Goodstack

Opción 2: Google for Nonprofits (Directo)

También puedes solicitar directamente a través de Google for Nonprofits, aunque aún necesitarás verificación de ONG a través de un socio como Goodstack o Percent (dependiendo de tu tipo de organización).

Sitio web: google.com/nonprofits

¿Cuál Deberías Elegir?

La mayoría de organizaciones deberían comenzar con Goodstack porque:

  • Una sola verificación desbloquea múltiples descuentos (no solo Google)
  • Soporte integral para ONGs más completo
  • Más fácil gestionar todos tus descuentos de software en un solo lugar

Usa Google for Nonprofits directamente si:

  • Solo necesitas Google Workspace (ninguna otra herramienta)
  • Ya estás verificado con el programa de ONGs de Google

Requisitos de Elegibilidad

Para calificar para Google Workspace para ONGs en España, tu organización debe cumplir estos criterios:

1. Estatus Legal de ONG

✅ Organizaciones Elegibles:

  • Asociaciones sin ánimo de lucro registradas
  • Registradas con autoridades locales o regionales
  • Tienen estatus legal de ONG válido en España

✅ Actividades Elegibles:

  • Bienestar y rescate animal
  • Programas de CES (Captura-Esterilización-Suelta)
  • Redes de acogida
  • Servicios de adopción
  • Defensa y educación animal

❌ Organizaciones No Elegibles:

  • Negocios con ánimo de lucro
  • Entidades gubernamentales
  • Organizaciones políticas
  • Organizaciones que discriminan basándose en características protegidas

2. Verificación con Socio de ONGs

Necesitarás verificar tu estatus de ONG a través de:

  • Goodstack (vía principal para la mayoría de organizaciones)
  • Percent (socio alternativo)

3. Nombre de Dominio Válido

Debes tener un nombre de dominio personalizado para tu organización (ej., miaubella.org, gatosdemarbella.es).

¿Aún no tienes dominio? Consulta nuestra Guía de Registro de Dominios o lee el Capítulo 3 del eBook para instrucciones paso a paso. Los dominios típicamente cuestan €6-20 por año.

4. Acuerdo con las Políticas de Google

Tu organización debe:

  • Aceptar las políticas de no discriminación de Google
  • Cumplir con los términos de servicio de Google Workspace
  • Usar los servicios para propósitos legítimos de ONG

Configuración Paso a Paso

Esta guía asume que estás comenzando desde cero. Si ya tienes algunas piezas en su lugar (como un dominio o verificación de ONG), puedes saltar esos pasos.

Fase 1: Registro de Dominio (Si es Necesario)

Salta esto si ya tienes un dominio.

  1. Elige un registrador:

    • Don Dominio (dondominio.com) - Español, €6-15/año
    • Arsys (arsys.es) - Español, €8-20/año
    • GoDaddy (godaddy.com) - Internacional, €10-20/año

  2. Selecciona tu dominio:

    • Mantenlo corto y memorable
    • Usa .org o .es para ONGs
    • Evita guiones o números
    • Incluye tu misión si es posible (ej., gatosdemarbella.org)

  3. Registra y paga:

    • Registra para múltiples años para evitar perderlo
    • Activa la renovación automática
    • Agrega protección de privacidad si se ofrece

Fase 2: Verificación de ONG

Vía Goodstack (Recomendado)

  1. Visita Goodstack: Ve a goodstack.io y haz clic en "Get Started" o "For Nonprofits"

  2. Crea Cuenta:

    • Usa tu email profesional si lo tienes (o email personal temporal)
    • Completa los detalles de la organización
    • Sube los documentos requeridos

  3. Documentos Requeridos (España 2026):

    Necesitarás estos documentos exactos:

    • NIF (Tarjeta de Identificación Fiscal) - La versión definitiva (no provisional)
    • Estatutos Sellados - Tus estatutos sellados por el Registro de Asociaciones
    • Resolución de Inscripción - Carta oficial confirmando que la asociación está activa en el registro
    • Acta de Titularidad Real - Requerida para cumplimiento anti-lavado de dinero

    💡 Consejo: Aunque no es estrictamente requerido por Goodstack si ya tienes tus PDFs, recomendamos encarecidamente tener un Certificado Digital de Representante de Persona Jurídica. Te permite descargar instantáneamente copias frescas de tus Estatutos o Inscripción en el Registro si tus copias en papel están desactualizadas o perdidas. Esto puede ahorrarte días de espera por copias físicas de tu oficina de registro.

  4. Espera Aprobación:

    • Típicamente toma 1-3 semanas
    • Revisa el email regularmente (incluyendo carpeta de spam)
    • Responde rápidamente a cualquier solicitud de información adicional

  5. Accede a Google Workspace:

    • Una vez verificado, navega por el catálogo de productos de Goodstack
    • Encuentra "Google Workspace for Nonprofits"
    • Haz clic para activar/solicitar

Vía Google for Nonprofits (Directo)

  1. Visita Google for Nonprofits: Ve a google.com/nonprofits

  2. Haz Clic en "Get Started"

  3. Inicia Sesión o Crea Cuenta de Google: Usa una cuenta personal de Gmail para comenzar la solicitud (configurarás cuentas organizacionales después)

  4. Introduce Detalles de la Organización:

    • Nombre legal
    • Dirección
    • Sitio web (si tienes uno)
    • Declaración de misión

  5. Verifica a Través de Socio: Google te redirigirá para verificar a través de Goodstack, Percent u otro socio

  6. Completa la Verificación: Sigue el proceso del socio (igual al descrito arriba)

  7. Vuelve a Google for Nonprofits: Una vez verificado, recibirás un email para completar tu configuración de Google for Nonprofits

Fase 3: Configuración de Google Workspace

  1. Inicia Sesión en Cuenta de Google for Nonprofits: Usa las credenciales de tu email de aprobación

  2. Navega a Google Workspace:

    • Haz clic en "Products" o "Google Workspace"
    • Haz clic en "Activate" o "Get Started"

  3. Introduce Tu Dominio:

    • Escribe tu dominio personalizado (ej., miaubella.org)
    • Google te guiará a través de la verificación

  4. Verifica Propiedad del Dominio:

    Necesitarás probar que eres dueño del dominio. Google ofrece varios métodos:

    Método 1: Subida de Archivo HTML (Más fácil si tienes acceso al sitio web)

    • Descarga un archivo de verificación de Google
    • Súbelo al directorio raíz de tu sitio web
    • Haz clic en "Verify" en la consola de Google

    Método 2: Registro TXT de DNS (Más Común)

    • Copia el registro TXT proporcionado por Google
    • Inicia sesión en tu registrador de dominio (GoDaddy, Arsys, etc.)
    • Agrega el registro TXT a tu configuración de DNS
    • Espera 15-60 minutos para la propagación
    • Haz clic en "Verify" en la consola de Google

    Método 3: Meta Tag (Si gestionas el HTML del sitio web)

    • Copia la meta etiqueta de Google
    • Agrégala a la sección <head> de tu sitio web
    • Haz clic en "Verify"

    ¡No te preocupes! Google proporciona instrucciones paso a paso específicas para tu registrador.

  5. Crea Tu Primera Cuenta de Administrador:

    • Elige un nombre de usuario (ej., admin o tu nombre)
    • Esto será: admin@miaubella.org
    • Establece una contraseña fuerte
    • ¡Anótala de forma segura!
    • Activa la autenticación de dos factores inmediatamente

  6. Configura Registros MX:

    Para recibir email, necesitas apuntar el email de tu dominio a los servidores de Google:

    • Google proporciona 5 registros MX para agregar
    • Inicia sesión en tu registrador de dominio
    • Navega a configuración de DNS
    • Agrega cada registro MX con la prioridad correcta
    • Elimina cualquier registro MX existente
    • Espera 24-48 horas para propagación completa

    Durante este tiempo, aún puedes usar la interfaz de Gmail con reenvío temporal.

  7. Accede a la Consola de Administración:

    • Ve a admin.google.com
    • Inicia sesión con tu nueva cuenta de administrador
    • Este es tu centro de control para todo

Fase 4: Configurar Ajustes Básicos

  1. Perfil de Organización:

    • Agrega nombre de organización, logo
    • Establece idioma (Español/Inglés)
    • Configura zona horaria (Europe/Madrid)

  2. CRÍTICO: Configuración de Cumplimiento RGPD (España)

    Este es un paso obligatorio para entidades españolas que manejan datos:

    1. Ve a Consola de Administración (admin.google.com)
    2. Navega a Cuenta → Configuración de la cuenta → Información jurídica y de cumplimiento
    3. Encuentra Enmienda sobre el Tratamiento de Datos (DPA)
    4. Haz clic en Revisar y aceptar
    5. Bajo "Detalles del contacto de protección de datos", introduce el nombre de la persona en tu asociación responsable de datos (usualmente el Secretario o Presidente)

    Por qué esto importa: Esto le dice a Google Workspace que eres una entidad española que maneja datos y asegura la configuración adecuada de cumplimiento RGPD.

  3. Configuración de Seguridad:

    • Requiere autenticación de dos factores para todos los usuarios (recomendado)
    • Establece requisitos de fortaleza de contraseña
    • Configura opciones de recuperación

  4. Configuración de Usuario:

    • Decide cómo pueden iniciar sesión los usuarios
    • Establece visibilidad predeterminada de foto de perfil
    • Configura valores predeterminados de compartir

Crear Direcciones de Email Profesionales

Una vez que Google Workspace esté configurado, puedes crear direcciones de email para tu equipo.

Agregar Nuevos Usuarios

  1. Ve a la Consola de Administración: admin.google.com

  2. Navega a Usuarios:

    • Haz clic en "Users" en la barra lateral izquierda
    • Haz clic en el botón "Add new user"

  3. Completa Detalles:

    • Nombre: María
    • Apellido: García
    • Email principal: maria@miaubella.org
    • Email secundario (opcional): Email personal para recuperación

  4. Establece Contraseña Inicial:

    • Usa una contraseña temporal
    • Marca "Ask for password change at next sign-in"

  5. Haz Clic en "Add New User"

  6. Comparte Credenciales:

    • Envía al nuevo usuario su email y contraseña temporal
    • Diles que revisen la carpeta de spam para el email de bienvenida
    • Recuérdales cambiar la contraseña inmediatamente

Mejores Prácticas para Estructura de Email

Direcciones de Email Basadas en Roles (Recomendado)

Crea direcciones que representen funciones, no personas:

DirecciónPropósitoMejor Para
info@Consultas generalesContacto principal en sitio web, folletos
adopcion@Preguntas de adopciónFormularios de adopción, listados de adopción
voluntarios@Coordinación de voluntariosAplicaciones de voluntarios, gestión de turnos
dona@Consultas de donaciónFormularios de donación, preguntas financieras
ayuda@ o soporte@Solicitudes de ayudaSoporte técnico, ayuda general
eventos@Organización de eventosRegistros de eventos, RSVP
ces@Coordinación de programa CESInformes de colonias, programación de CES

Cómo crear direcciones basadas en roles:

  • Créalas como usuarios regulares, O
  • Créalas como alias que reenvían a uno o más usuarios reales
  • Para crear alias: Configuración de usuario → "Aliases" → Agregar alias

Direcciones Profesionales Personales

Los miembros del equipo pueden tener sus propias direcciones:

  • maria@miaubella.org
  • carlos@miaubella.org
  • dra.lopez@miaubella.org (para veterinario)

Convenciones de nombres (elige una y manténla):

  • nombre@ (si los nombres son únicos)
  • nombre.apellido@
  • nombreapellido@

Direcciones Específicas de Servicio

Crea direcciones para servicios online que usas:

  • canva@miaubella.org - Cuenta de diseño de Canva
  • social@miaubella.org - Herramientas de gestión de redes sociales
  • mailchimp@miaubella.org - Email marketing
  • web@miaubella.org - Servicios de sitio web

Por qué esto importa:

  • Más fácil gestionar cuentas de servicio
  • Si alguien se va, no pierdes acceso
  • Separación clara de servicios de personas

Grupos y Listas de Correo

Crea grupos para comunicación fácil con equipos:

  1. Ve a Consola de Administración → Grupos

  2. Crea Nuevo Grupo:

    • Nombre: Coordinadores de Voluntarios
    • Email: coordinadores@miaubella.org
    • Descripción: Grupo interno para equipo de coordinación de voluntarios

  3. Agrega Miembros:

    • Agrega usuarios existentes al grupo
    • Cualquiera puede enviar email a coordinadores@miaubella.org y todos los miembros lo reciben

Grupos útiles:

  • junta@ - Junta directiva
  • voluntarios@ - Todos los voluntarios activos
  • coordinadores@ - Equipo de coordinación
  • medico@ - Veterinarios y equipo médico
  • transporte@ - Voluntarios de transporte

Delegación de Email

Permite que alguien acceda al email de otra persona (útil para bandejas de entrada compartidas como info@):

  1. Configuración de Usuario → Delegates
  2. Agregar delegado
  3. El delegado puede leer/enviar email como ese usuario (ven "enviado en nombre de")

Descripción General de Herramientas Esenciales

Exploremos cada herramienta de Google Workspace y cómo usarla eficazmente para trabajo de bienestar animal.

Gmail: Email Profesional

Conceptos Básicos de Interfaz

Web: mail.google.com
Móvil: App de Gmail (iOS/Android)

Características Clave

Almacenamiento de 30GB:

  • ~200,000 emails de almacenamiento
  • Almacena comunicaciones importantes durante años
  • Adjunta archivos grandes (hasta 25MB)

Búsqueda Potente:

  • Encuentra cualquier email al instante
  • Busca por remitente, asunto, fecha, adjunto
  • Usa filtros avanzados

Etiquetas y Carpetas:

  • Organiza emails con etiquetas (como carpetas, pero mejor)
  • Múltiples etiquetas por email
  • Código de colores para organización visual

Filtros y Automatización:

  • Etiqueta automáticamente emails entrantes
  • Auto-reenvía ciertos emails
  • Auto-archiva o elimina

Programación de Email:

  • Escribe email ahora, envía después
  • Programa para tiempos óptimos de apertura
  • Recordatorios de seguimiento

Smart Compose:

  • Sugerencias de escritura impulsadas por IA
  • Composición de email más rápida

Consejos para Organizaciones de Bienestar Animal

Crea Respuestas Enlatadas (Plantillas):

  1. Configuración → Avanzado → Activar "Templates"
  2. Redacta un email común (ej., respuesta a consulta de adopción)
  3. Haz clic en ⋮ (tres puntos) → Templates → Save draft as template
  4. Reutiliza instantáneamente al responder

Plantillas comunes para crear:

  • Solicitud de voluntario recibida
  • Respuesta a consulta de adopción
  • Agradecimiento de donación
  • Confirmación de evento
  • Respuesta a solicitud de acogida

Configurar Respuesta de Vacaciones: Cuando estés ausente, responde automáticamente para informar a las personas:

  • Configuración → General → Vacation responder
  • Establece fechas y mensaje
  • Útil para vacaciones, emergencias o períodos ocupados

Usa Firmas: Cada email debe tener una firma profesional:

María García
Coordinadora de Voluntarios
Asociación de Bienestar de Gatos Miaubella

📧 maria@miaubella.org
🌐 www.miaubella.org
📱 612 345 678

🐾 Ayúdanos a salvar más gatos: [Link de Donación]

Configuración → General → Firma

Google Drive: Almacenamiento en la Nube

¿Qué es Google Drive?

Almacenamiento en la nube para todos tus archivos - accesible en cualquier lugar, respaldo automático, fácil de compartir.

Cada usuario obtiene 30GB (suficiente para miles de documentos y cientos de fotos).

Entendiendo Propiedad de Drive: Mi unidad vs. Unidades compartidas

Esta es la distinción técnica más importante para asociaciones:

Tipo de AlmacenamientoQuién lo PoseeQué Pasa Cuando el Usuario se Va
Mi unidad (My Drive)Voluntario individualLos archivos desaparecen cuando se elimina la cuenta
Unidades compartidas (Shared Drives)La AsociaciónLos archivos permanecen - la organización retiene todo

⚠️ Regla Crítica: Nunca almacenes archivos de la asociación en "Mi unidad". Todo debe ir en una "Unidad compartida" nombrada por departamento.

Crear Unidades Compartidas (Unidades Compartidas)

Así es como aseguras continuidad organizacional:

  1. Ve a Drive: drive.google.com
  2. Haz clic: "Shared drives" en barra lateral izquierda
  3. Haz clic: "New" → Create shared drive
  4. Nombre por departamento: ej., "ADOPCIONES", "CONTABILIDAD", "CES"
  5. Agrega miembros: Invita a miembros del equipo con permisos apropiados

Unidades Compartidas Recomendadas para bienestar animal:

📁 Shared Drives (Unidades compartidas)
├── 📁 ADMINISTRACIÓN
│   ├── 📁 Documentos de Junta
│   ├── 📁 Registros Financieros
│   ├── 📁 Documentos Legales
│   └── 📁 Seguros
├── 📁 PROGRAMAS
│   ├── 📁 Programa CES
│   ├── 📁 Programa de Adopción
│   ├── 📁 Programa de Acogida
│   └── 📁 Educación y Sensibilización
├── 📁 VOLUNTARIOS
│   ├── 📁 Solicitudes
│   ├── 📁 Materiales de Formación
│   └── 📁 Horarios
├── 📁 ANIMALES
│   ├── 📁 Registros Médicos
│   ├── 📁 Archivos de Adopción
│   └── 📁 Fotos (Ver estrategia de almacenamiento abajo)
├── 📁 RECAUDACIÓN
│   ├── 📁 Campañas
│   ├── 📁 Eventos
│   └── 📁 Solicitudes de Subvención
├── 📁 MARKETING
│   ├── 📁 Logos y Marca
│   ├── 📁 Folletos y Carteles
│   └── 📁 Recursos de Redes Sociales
└── 📁 PLANTILLAS
    ├── Plantilla de Contrato de Adopción
    ├── Plantilla de Acuerdo de Voluntario
    └── Plantilla de Recibo de Donación

Por qué esto importa:

  • Si 10 voluntarios se van, los contratos de adopción y fotos permanecen exactamente donde están
  • Los nuevos coordinadores pueden acceder a todos los archivos históricos
  • Sin pérdida de datos cuando el equipo cambia
  • Estructura organizacional clara que todos entienden

Compartir Archivos y Carpetas

Compartir Archivos Individuales:

  1. Clic derecho en archivo → Share
  2. Agrega direcciones de email
  3. Establece permiso: Viewer / Commenter / Editor
  4. Haz clic en "Send"

Compartir Carpetas Completas:

  • Mismo proceso, pero comparte todos los contenidos
  • Los nuevos archivos agregados a la carpeta se comparten automáticamente

Obtener Link Compartible:

  • Clic derecho → Get link
  • Cambia "Restricted" a "Anyone with the link"
  • Establece permiso View/Comment/Edit
  • Copia link para compartir vía email, WhatsApp, etc.

Niveles de Permiso:

  • Viewer: Puede ver y descargar solo
  • Commenter: Puede ver y agregar comentarios
  • Editor: Puede editar, eliminar y compartir

Historial de Versiones

¡Nunca pierdas trabajo! Drive guarda versiones automáticamente:

  1. Clic derecho en archivo → Version history
  2. Ver todas las versiones pasadas con marcas de tiempo
  3. Restaurar cualquier versión anterior
  4. Ver quién hizo cambios

Caso de uso: Alguien elimina accidentalmente contenido importante de un documento - restaura del historial de versiones.

App Móvil de Google Drive

Accede a todos los archivos en tu teléfono:

  • Toma fotos y sube instantáneamente
  • Accede a documentos durante operaciones de rescate
  • Comparte archivos con veterinarios o voluntarios sobre la marcha

Google Sheets: Gestión de Datos

Sheets es una potente herramienta de hojas de cálculo perfecta para seguir donantes, animales, colonias, voluntarios y más.

Cuándo Usar Google Sheets

✅ Bueno para:

  • Listas de donantes y seguimiento de donaciones
  • Ubicación de colonias e inventario de gatos
  • Horarios y listas de contacto de voluntarios
  • Planificación de eventos y presupuestos
  • Seguimiento de inventario (comida, suministros)
  • Seguimiento financiero simple

❌ No ideal para:

  • Bases de datos complejas con cientos de miles de registros
  • Registros médicos sensibles (considera software dedicado)
  • Seguimiento de cumplimiento legal para Ley 7/2023 (ver consejo abajo)

🇪🇸 Consejo Legal España (Ley 7/2023): La nueva ley de bienestar animal requiere un "Libro de Registro" (libro de registro) que debe ser inalterable para auditorías. Mientras que Google Sheets es perfecto para seguimiento diario de colonias, para tus registros legales oficiales, exporta tu Sheet como PDF al final de cada mes y fírmalo con tu Certificado Digital. Esto crea un registro legalmente válido e inviolable que satisface los requisitos de auditoría mientras aún te permite trabajar eficientemente en Sheets durante el mes.

Plantilla de Gestión de Donantes y Donaciones

Crea un sistema de seguimiento de donantes:

Hoja 1: Donantes

ID DonanteNombre CompletoEmailTeléfonoCiudadFecha Primera DonaciónTotal DonadoÚltimo ContactoMétodo de Contacto PreferidoNotas
D001María Garcíamaria@email.com612-XXX-XXXMarbella2024-01-15€1502025-12-20EmailDonante mensual, ama gatos

Hoja 2: Donaciones

ID DonaciónID DonanteFechaCantidadMétodoCampañaRecibo EnviadoAgradecimiento EnviadoNotas
DON001D0012025-01-03€25BizumNavidadSíSíDonación mensual

Fórmulas Útiles:

  • Total de donaciones: =SUM(D:D) (suma columna D)
  • Contar donantes: =COUNTA(A:A)-1 (cuenta celdas no vacías, menos encabezado)
  • Donación promedio: =AVERAGE(D:D)
  • Filtrar por mes: Usa característica "Filter" o tabla dinámica

Plantilla de Seguimiento de Colonias

Sigue tus colonias de gatos para programas CES:

Hoja de Colonias:

ID ColoniaNombre ColoniaUbicación (Municipio)Coordenadas GPSTamaño EstimadoVoluntario PrincipalHorario de AlimentaciónÚltima Fecha CESEstadoNotas
COL001Colonia del ParqueMarbella36.5098, -4.8847~12 gatosMaríaDiario 9am, 7pm2024-11-15ActivaCerca de la fuente

Hoja de Gatos Individuales:

ID GatoID ColoniaNombre/DescripciónSexoEdad Est.Color/MarcasEstado CESFecha CESMicrochipÚltima Vez VistoNotas
GAT001COL001Macho Gris AtigradoM2 añosGris atigrado, patas blancasCastrado2024-11-15Sí2025-01-04Oreja izquierda cortada

Características Útiles:

  • Formato condicional: Código de colores en celdas (rojo = CES urgente, verde = esterilizado)
  • Validación de datos: Listas desplegables para Estado, Sexo (asegura consistencia)
  • Filtros: Mostrar solo gatos no esterilizados, colonias específicas
  • Fórmulas COUNTIF: Contar esterilizados vs. no esterilizados

Plantilla de Gestión de Voluntarios

ID VoluntarioNombre CompletoEmailTeléfonoCiudadHabilidadesDisponibilidadActivo DesdeFormación CompletadaContacto de EmergenciaNotas
VOL001Carlos Ruizcarlos@email.com623-XXX-XXXEsteponaTransporte, CESFines de semana2024-06-01CES Básico, Primeros AuxiliosAna: 612-XXX-XXXTiene furgoneta

Consejos para Uso Efectivo de Sheets

Validación de Datos (Listas Desplegables): Crea entradas consistentes:

  1. Selecciona columna
  2. Datos → Data validation
  3. Criterios: "List of items"
  4. Introduce opciones: Castrado, No Castrado, Desconocido
  5. Haz clic en "Save"

Ahora hacer clic en la celda muestra un desplegable, previniendo errores de escritura.

Formato Condicional (Código de Colores): Resalta datos importantes automáticamente:

  1. Selecciona rango
  2. Formato → Conditional formatting
  3. Establece reglas (ej., "Estado CES = No Castrado" → fondo rojo)

Congelar Filas de Encabezado: Mantén encabezados visibles al desplazarte:

  1. Haz clic en fila debajo de encabezados
  2. Ver → Freeze → 1 row (o más)

Proteger Hojas Importantes: Prevén ediciones accidentales:

  1. Clic derecho en pestaña de hoja → Protect sheet
  2. Establece permisos (solo tú puedes editar, o personas específicas)

Colaborar en Tiempo Real: ¡Múltiples personas pueden editar simultáneamente - ve sus cursores y cambios en vivo!

Google Forms: Aplicaciones y Encuestas

Forms es perfecto para recopilar información estructurada de voluntarios, adoptantes, donantes y el público.

Cuándo Usar Google Forms

✅ Perfecto para:

  • Aplicaciones de voluntarios
  • Aplicaciones de adopción
  • Aplicaciones de familias de acogida
  • Registros de eventos
  • Encuestas de retroalimentación
  • Formularios de contacto
  • Consultas de donación
  • Informes de incidentes (interno)

Crear Tu Primer Formulario

  1. Ve a: forms.google.com

  2. Haz clic: Formulario en blanco o elige una plantilla

  3. Agrega título y descripción:

    • Título: "Solicitud de Voluntario"
    • Descripción: "¡Gracias por tu interés en ser voluntario con Miaubella!"

  4. Agrega preguntas:

    • Haz clic en "+" para agregar pregunta
    • Elige tipo de pregunta

Tipos de Preguntas

TipoMejor ParaEjemplo
Respuesta cortaNombres, email, teléfono"Nombre Completo"
PárrafoRespuestas más largas"¿Por qué quieres ser voluntario?"
Opción múltipleSelección única"Turno preferido: Mañana / Tarde / Noche"
CasillasMúltiples selecciones"Selecciona todas las habilidades: Transporte / CES / Acogida / Admin"
DesplegableListas largas"Selecciona tu municipio" (lista de 50+ pueblos)
Escala linealCalificaciones"Califica tu experiencia: 1-5"
FechaSelector de calendario"Fecha de inicio preferida"
HoraSelector de hora"¿Disponible desde qué hora?"
Subida de archivoDocumentos, fotos"Sube copia de DNI" (requiere inicio de sesión de Google)

Muestra: Formulario de Solicitud de Voluntario

Sección 1: Información Personal

  1. Nombre Completo (Respuesta corta) - Requerido
  2. Dirección de Email (Respuesta corta, validar email) - Requerido
  3. Número de Teléfono (Respuesta corta) - Requerido
  4. Ciudad/Municipio (Desplegable o Respuesta corta) - Requerido
  5. Fecha de Nacimiento (Fecha) - Requerido
  6. Nombre y Teléfono de Contacto de Emergencia (Párrafo)

Sección 2: Disponibilidad e Intereses 7. ¿Qué días estás disponible? (Casillas: Lun/Mar/Mié/Jue/Vie/Sáb/Dom) 8. ¿Hora del día preferida? (Opción múltiple: Mañana/Tarde/Noche/Flexible) 9. ¿Cuántas horas por semana puedes ser voluntario? (Opción múltiple: 1-5 / 6-10 / 11-15 / 16+) 10. Áreas de interés: (Casillas: CES / Acogida / Transporte / Alimentación / Eventos / Admin / Redes Sociales / Recaudación)

Sección 3: Experiencia y Habilidades 11. ¿Tienes experiencia con gatos? (Opción múltiple: Ninguna / Algo / Extensa) 12. ¿Tienes experiencia con CES? (Sí/No) 13. ¿Habilidades especiales (informática, diseño, fotografía, idiomas)? (Párrafo - opcional) 14. ¿Tienes coche disponible para transporte? (Sí/No)

Sección 4: Adicional 15. ¿Por qué quieres ser voluntario con nosotros? (Párrafo) 16. ¿Cómo te enteraste de nosotros? (Opción múltiple: Redes sociales / Amigo / Sitio web / Evento / Otro) 17. ¿Alguna pregunta o comentario? (Párrafo - opcional)

Configuración de Formulario

General:

  • Haz clic en ⚙️ (Configuración) en la esquina superior derecha
  • Recopilar direcciones de email - Marcado (para contactar a los respondientes)
  • Limitar a 1 respuesta - Opcional (previene solicitudes duplicadas)
  • Editar después de enviar - Opcional (permitir correcciones)

Presentación:

  • Mostrar barra de progreso - Marcado (para formularios largos)
  • Ordenar preguntas aleatoriamente - Usualmente desmarcado
  • Mensaje de confirmación - Personalizar: "¡Gracias! Te contactaremos en 3 días hábiles."

Respuestas:

  • Dónde van las respuestas: Crea automáticamente una Google Sheet
  • Enviar copia de respuesta al respondiente - Opcional (obtienen copia de sus respuestas)

Enviar Tu Formulario

Opción 1: Compartir Link

  • Haz clic en botón "Send"
  • Haz clic en ícono de link
  • Copia link
  • Acorta con bit.ly si es necesario
  • Comparte vía email, WhatsApp, redes sociales

Opción 2: Incrustar en Sitio Web

  • Haz clic en "Send" → </> (ícono de incrustar)
  • Copia código HTML
  • Pega en tu sitio web

Opción 3: Email Directo

  • Haz clic en "Send" → ícono de sobre
  • Introduce direcciones de email
  • Personaliza mensaje
  • Envía

Ver Respuestas

Vista de Resumen:

  • Haz clic en pestaña "Responses" en formulario
  • Ve gráficos y estadísticas
  • Exporta a Sheets para análisis detallado

Vista de Hoja de Cálculo:

  • Haz clic en ícono verde de Sheets
  • Abre Google Sheet vinculada
  • Cada fila = una respuesta
  • Cada columna = una pregunta
  • Marca de tiempo grabada automáticamente

Características Avanzadas

Secciones: Divide formularios largos en secciones (páginas):

  • Botón Add Section
  • Cada sección puede tener descripción
  • Usa "Go to section based on answer" para lógica condicional

Lógica Condicional (Ramificación): Muestra diferentes preguntas basadas en respuestas anteriores:

  • Ejemplo: Si "¿Tienes experiencia CES?" = No → Mostrar preguntas de formación CES
  • Menú de tres puntos en pregunta → "Go to section based on answer"

Validación de Pregunta: Asegura entrada de datos correcta:

  • Preguntas de número: "Must be between 18 and 100"
  • Preguntas de texto: Formato de "Email address", formato de "Phone number"
  • Regex personalizado para números de teléfono españoles: ^[6-9][0-9]{8}$

Requerido vs. Opcional:

  • Activa "Required" solo para preguntas críticas
  • No hagas todo requerido (reduce tasa de completado)

Google Meet: Reuniones Virtuales

Realiza reuniones de video con voluntarios, junta o socios.

Características

  • Hasta 100 participantes (plan gratuito para ONGs)
  • Compartir pantalla (presentar documentos, diapositivas o demostraciones en vivo)
  • Grabación (guardar reuniones para después, compartir con quienes no pudieron asistir)
  • Subtítulos en vivo (voz a texto automático)
  • Chat durante reuniones (hacer preguntas sin interrumpir)

Cómo Programar una Reunión

Método 1: Desde Google Calendar

  1. Crea nuevo evento en Calendar
  2. Haz clic en "Add Google Meet video conferencing"
  3. Invita asistentes vía email
  4. Reciben link automáticamente

Método 2: Reunión Instantánea

  1. Ve a meet.google.com
  2. Haz clic en "New meeting" → "Start an instant meeting"
  3. Copia link de reunión
  4. Comparte vía email, WhatsApp, etc.

Casos de Uso para Bienestar Animal

Reuniones de Junta:

  • Miembros de junta remotos pueden unirse
  • Graba para actas/documentación
  • Comparte pantalla para informes financieros

Formación de Voluntarios:

  • Realiza sesiones de formación online
  • Comparte diapositivas de presentación
  • Graba para que nuevos voluntarios vean después
  • Q&A vía chat o activar micrófono

Consultas Veterinarias:

  • Muestra fotos/videos de animales
  • Obtén consejo remoto
  • Coordina planes de tratamiento

Reuniones de Coordinación:

  • Check-ins semanales con equipo
  • Sesiones de planificación para eventos
  • Coordinación de emergencia durante rescates

Eventos de Adopción Virtuales:

  • Muestra gatos vía video
  • Responde preguntas de adoptantes
  • Múltiples partes interesadas pueden "conocer" un gato

Mejores Prácticas

Antes de la Reunión:

  • Prueba cámara y micrófono
  • Cierra pestañas de navegador innecesarias (para rendimiento)
  • Prepara cualquier documento para compartir
  • Comparte link de reunión al menos 24 horas antes

Durante la Reunión:

  • Silencia cuando no estés hablando (reduce ruido de fondo)
  • Usa característica "Raise hand" para preguntas
  • Usa chat para links, preguntas, conversaciones secundarias
  • Asigna alguien para tomar notas

Grabar Reuniones:

  • Haz clic en ⋮ (tres puntos) → "Record meeting"
  • Grabación guardada en Google Drive automáticamente
  • Comparte link con quienes no pudieron asistir
  • Nota: Informa a participantes que estás grabando (requisito legal)

Google Calendar: Programación

Los calendarios compartidos ayudan a coordinar voluntarios, eventos y actividades.

Crear Calendarios de Organización

Crea Calendarios Separados para Diferentes Actividades:

  1. Ve a: calendar.google.com
  2. Haz clic: "+" junto a "Other calendars"
  3. Selecciona: "Create new calendar"
  4. Nómbralo: "Miaubella - Horario CES"
  5. Comparte con equipo:
    • Configuración → Share with specific people
    • Agrega miembros del equipo con permisos apropiados

Calendarios recomendados:

  • Calendario de Eventos Principales (público) - Eventos de adopción, recaudación de fondos
  • Turnos de Voluntarios (solo voluntarios) - Horarios de alimentación, rotaciones de turnos
  • Operaciones CES (solo equipo CES) - Fechas de trampa, citas veterinarias
  • Reuniones de Junta (solo junta) - Reuniones administrativas
  • Citas Veterinarias (equipo médico) - Citas médicas, cirugías

Código de Colores

Asigna diferentes colores a cada calendario:

  • Verde = Eventos de adopción
  • Azul = Operaciones CES
  • Rojo = Urgente/emergencias
  • Morado = Sesiones de formación

Compartir Calendarios Públicamente

Hacer eventos de adopción públicos:

  1. Configuración de calendario → Access permissions
  2. Marca "Make available to public"
  3. Incrusta en sitio web (Configuración → Integrate calendar → copia código de incrustar)

Las personas pueden suscribirse a tu calendario y obtener actualizaciones automáticamente.

Espacios de Cita

Perfecto para:

  • Entrevistas de voluntarios
  • Encuentros de adopción
  • Inspecciones de hogar

Cómo crear:

  1. Crea evento
  2. Haz clic en "Appointment slots"
  3. Establece bloques de tiempo disponibles (ej., espacios de 30 min de 10am-2pm)
  4. Comparte link de reserva
  5. Las personas pueden reclamar un espacio
  6. El calendario bloquea automáticamente tiempos reclamados

Recordatorios y Notificaciones

Configurar recordatorios:

  • Evento → Add notification
  • Elige: 10 minutos, 1 hora, 1 día, 1 semana antes
  • Envía vía: Notification o Email

Casos de uso:

  • Recordar voluntarios de turnos (1 día + 1 hora antes)
  • Recordar sobre citas veterinarias (1 día antes)
  • Recordar sobre configuración de evento (3 días + 1 día antes)

Protección de Datos y RGPD

Como organización que maneja datos personales en España, debes cumplir con RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la ley española de protección de datos.

¿Qué son Datos Personales?

Los datos personales incluyen:

  • Nombres, direcciones de email, números de teléfono
  • Historial de donaciones y cantidades
  • Registros de voluntarios y disponibilidad
  • Detalles de solicitud de adopción
  • Fotos de personas (especialmente niños)
  • Direcciones IP

Principios Clave de RGPD

1. Base Lícita para el Procesamiento

Debes tener una razón válida para recopilar datos:

  • Consentimiento - La persona acepta explícitamente (mejor para la mayoría de actividades de ONG)
  • Interés Legítimo - Necesario para tu misión de ONG
  • Contractual - Necesario para cumplir acuerdo (ej., contrato de adopción)

2. Minimización de Datos

Solo recopila lo que realmente necesitas:

  • ✅ Necesitas: Nombre, email, teléfono para voluntario
  • ❌ No necesitas: Número de DNI, historial médico completo (a menos que sea relevante)

3. Limitación de Propósito

Usa datos solo para el propósito declarado:

  • Si recopilas emails "para enviar horarios de voluntarios," no los uses para marketing sin nuevo consentimiento
  • Si recopilas para adopciones, no compartas con terceros

4. Limitación de Almacenamiento

No guardes datos para siempre:

  • Elimina solicitudes antiguas de voluntarios después de 2 años si no se contratan
  • Elimina datos de donantes si la persona lo solicita O no ha interactuado en 5+ años
  • Excepción: Guarda registros de donación para cumplimiento fiscal/legal (7 años en España)

5. Derechos del Sujeto de Datos

Las personas tienen derecho a:

  • Acceder sus datos (debes proporcionar copia)
  • Rectificar datos incorrectos
  • Borrar datos ("derecho al olvido")
  • Portar datos a otra organización

Debes responder en 30 días.

Cómo Ayuda Google Workspace

Seguridad Incorporada:

  • Encriptación - Datos encriptados en tránsito y en reposo
  • Autenticación de dos factores - Protección de inicio de sesión extra
  • Controles de acceso - Limita quién ve qué
  • Registros de auditoría - Sigue quién accedió/cambió datos

Cumplimiento RGPD:

  • Google Workspace incluye Enmienda de Procesamiento de Datos
  • Google actúa como "procesador de datos," tú eres "controlador de datos"
  • Google proporciona herramientas para ayudarte a cumplir

Mejores Prácticas para Tu Organización

1. Limitar Acceso

Solo da acceso a quienes lo necesiten:

  • No des a todos acceso a base de datos de donantes
  • Usa niveles de permiso (View/Comment/Edit)
  • Revisa regularmente quién tiene acceso

2. Usar Contraseñas Fuertes y 2FA

Requiere para todos los usuarios:

  • Consola de Administración → Security → Password management
  • Aplica longitud mínima de contraseña (12+ caracteres)
  • Requiere autenticación de dos factores

3. Crear una Política de Privacidad

Publica en tu sitio web, incluye:

  • Qué datos recopilas y por qué
  • Cómo los usas
  • Quién tiene acceso
  • Cuánto tiempo los guardas
  • Cómo solicitar acceso/eliminación
  • Persona de contacto para protección de datos

Plantilla: Consulta Guía RGPD (próximamente) o usa recursos de Goodstack.

4. Documentar Tus Actividades de Procesamiento

RGPD requiere un registro:

  • Qué datos recopilas (donantes, voluntarios, adoptantes)
  • Base legal (consentimiento, interés legítimo)
  • Dónde se almacenan (Google Drive, Sheets)
  • Quién tiene acceso
  • Período de retención

Una hoja de cálculo simple está bien para organizaciones pequeñas.

5. Responder a Solicitudes de Datos Rápidamente

Si alguien pide sus datos o solicita eliminación:

  • Responde en 30 días (preferiblemente antes)
  • Proporciona copia de sus datos en formato legible
  • Elimina si se solicita (a menos que aplique excepción legal)

6. No Compartir Datos Sin Consentimiento

  • No vendas listas de donantes
  • No compartas información de voluntarios con terceros
  • No publiques fotos de personas sin permiso

7. Copias de Seguridad Seguras

Google Workspace hace copias de seguridad automáticamente, pero:

  • Si exportas datos (ej., descargar Sheets), almacena de forma segura
  • No envíes datos sensibles por email sin encriptación
  • Usa compartir de Google Drive (más seguro que adjuntos de email)

Recursos

Integración con Otras Herramientas

Google Workspace funciona perfectamente con otras plataformas que probablemente uses:

WhatsApp + Google Workspace

Compartir links de Google Drive en WhatsApp:

  • Clic derecho en archivo → Get link → Copy
  • Pega en chat de WhatsApp
  • Cualquiera con el link puede ver (establece permisos apropiados primero)

Compartir eventos de Google Calendar:

  • Abrir evento → Share → Copy link
  • Envía en WhatsApp: "Evento de adopción sábado: [link]"

Usar Google Forms para respuestas de WhatsApp:

  • "Completa formulario de voluntario: [link de Forms]"
  • Las respuestas van automáticamente a Sheet
  • Mucho más limpio que recopilar información vía chat

Sitio Web + Google Workspace

Incrustar Google Forms:

  • Perfecto para formularios de contacto, aplicaciones
  • Form → Send → <> código de incrustar
  • Pega en HTML del sitio web

Incrustar Google Calendar:

  • Muestra próximos eventos en sitio web
  • Calendar → Settings → Integrate calendar → Embed code
  • Pega en sitio web

Usar Google Drive para descargas:

  • Sube recursos (contratos de adopción, guías de cuidado)
  • Comparte link
  • Agrega a sitio web: "Descarga nuestra guía de adopción: [link]"

Redes Sociales + Google Workspace

Planifica publicaciones sociales en Google Sheets:

  • Columna para fecha, plataforma, contenido, imagen, estado
  • Colabora con equipo en calendario de contenido

Almacena gráficos en Google Drive:

  • Crea carpeta: Marketing → Recursos de Redes Sociales
  • Fácil acceso para múltiples miembros del equipo

Coordina con Google Calendar:

  • Programa tiempos de publicación
  • Asigna quién publica qué

Herramientas de Email Marketing + Google Workspace

Exporta contactos a Mailchimp/Brevo:

  • Exporta Sheets como CSV
  • Importa a plataforma de email
  • Nota: Solo envía emails a quienes consintieron marketing

Usa Forms para hacer crecer lista de email:

  • Agrega casilla "Suscribirse a boletín"
  • Recopila en Sheet
  • Importa a plataforma de email mensualmente

Plantillas y Ejemplos

📥 Recursos Descargables (Próximamente)
Estamos preparando plantillas descargables de Google Workspace para hacer la gestión aún más fácil:

  • 📄 Hoja de Cálculo de Seguimiento de Donantes - Pre-formateada con fórmulas
  • 📄 Hoja de Cálculo de Gestión de Colonias - Seguimiento CES, horarios de alimentación
  • 📄 Formulario de Solicitud de Voluntario - Listo para personalizar
  • 📄 Formulario de Solicitud de Adopción - Plantilla de cuestionario completo
  • 📄 Lista de Verificación de Planificación de Eventos - Plantilla de Google Doc

Estos recursos pronto estarán disponibles como contenido exclusivo para miembros de la Red 101 Lives.

Inicio Rápido: Plantillas Esenciales

Mientras se preparan las plantillas completas, aquí hay estructuras iniciales:

Base de Datos de Donantes (Google Sheets):

Columnas: ID Donante | Nombre | Email | Teléfono | Ciudad | Primera Donación | Total Donado | 
Último Contacto | Contacto Preferido | Próximo Seguimiento | Notas

Seguimiento de Colonias (Google Sheets):

Hoja 1 - Colonias:
ID Colonia | Nombre | Ubicación | GPS | Tamaño | Voluntario Principal | Estado

Hoja 2 - Gatos:
ID Gato | ID Colonia | Descripción | Sexo | Edad | Color | Estado CES | Fecha CES | 
Microchip | Oreja Cortada | Última Vez Visto | Notas

Solicitud de Voluntario (Google Forms):

Secciones:
1. Información Personal (Nombre, Email, Teléfono, Ciudad, Edad)
2. Disponibilidad (Días, Horas, Horas/semana)
3. Intereses (CES, Acogida, Transporte, Eventos, Admin, etc.)
4. Experiencia (Gatos, CES, Habilidades)
5. Motivación ("¿Por qué ser voluntario con nosotros?")

Mejores Prácticas

Directrices a Nivel de Organización

1. Convenciones de Nombres

Sé consistente con nombres de archivos:

  • ✅ 2025-01-Informe-Donaciones.xlsx
  • ✅ Formulario-Solicitud-Voluntario-v2.pdf
  • ❌ informe.xlsx
  • ❌ solicitudFINALFINAL.pdf

Formato: AAAA-MM-Descripción.extensión o Categoría-Descripción-Versión.extensión

2. Estructura de Carpetas

Crea carpetas compartidas temprano:

  • Todos saben dónde van las cosas
  • Fácil encontrar archivos
  • Propiedad clara

3. Copias de Seguridad Regulares

Google hace copias de seguridad automáticamente, pero:

  • Mensualmente: Descarga hojas de cálculo críticas (donantes, finanzas)
  • Almacena en disco externo o segundo servicio en la nube
  • Prueba proceso de restauración anualmente

4. Formación para Nuevos Usuarios

Crea guía simple para nuevos miembros del equipo:

  • Cómo acceder a email
  • Dónde se almacenan archivos
  • Contactos clave
  • Tareas comunes

5. Limpieza Regular

Tareas trimestrales:

  • Archiva emails antiguos (más de 2 años)
  • Elimina archivos duplicados
  • Elimina links compartidos antiguos
  • Revisa permisos de acceso de usuarios

Mejores Prácticas de Seguridad

1. Autenticación de Dos Factores (2FA)

Requiere para TODOS los usuarios, especialmente administradores:

  • Consola de Administración → Security → 2-Step Verification
  • Elige: Enforce for all users

2. Política de Contraseñas

Establece estándares mínimos:

  • Al menos 12 caracteres
  • Requiere mezcla de letras, números, símbolos
  • Cambia anualmente (o si se sospecha compromiso)

3. Revisiones de Acceso

Mensualmente: Revisa quién tiene acceso a archivos/carpetas sensibles Trimestralmente: Revisa todas las cuentas de usuario - desactiva usuarios inactivos

4. Conciencia de Phishing

Educa al equipo sobre:

  • Nunca compartir contraseña vía email
  • Verificar remitente antes de hacer clic en links
  • Google nunca pedirá contraseña vía email

5. Seguridad de Dispositivo Móvil

Si accedes en teléfonos:

  • Usa código de dispositivo/bloqueo biométrico
  • Activa capacidad de borrado remoto
  • No guardes contraseñas en dispositivos compartidos

Preguntas Frecuentes

Configuración y Acceso

P: No tenemos sitio web todavía. ¿Aún podemos usar Google Workspace?

R: Necesitas un nombre de dominio, pero no necesariamente un sitio web completo. Puedes:

  1. Registrar un dominio (€6-20/año)
  2. Configurar Google Workspace con ese dominio
  3. Construir sitio web después

P: ¿Cuánto toma la verificación de ONG?

R: Típicamente 1-3 semanas vía Goodstack. Ten tus documentos listos (estatutos, CIF, prueba de actividad) para acelerar el proceso.

P: ¿Qué pasa si nuestra solicitud es rechazada?

R: Contacta soporte de Goodstack/Google para razones. Problemas comunes:

  • Documentación incompleta
  • Organización no registrada formalmente
  • No cumple criterios de ONG
  • Documentación en formato incorrecto

Usualmente se puede arreglar - ¡no te rindas!

P: ¿Podemos usar Google Workspace si aún no estamos registrados oficialmente?

R: Debes ser una ONG registrada. Si estás en proceso de registro, espera hasta que el registro esté completo antes de solicitar.

Usuarios y Permisos

P: ¿Cuántas cuentas de email podemos crear?

R: Hasta 2,000 cuentas de usuario con el plan gratuito para ONGs. (Anteriormente 300 en algunos niveles antiguos, pero el plan actual de Google Workspace para ONGs permite 2,000 usuarios - mucho más de lo que la mayoría de organizaciones de bienestar animal necesitarán jamás.)

P: ¿Los voluntarios pueden tener direcciones de email?

R: ¡Sí! Puedes dar direcciones de email a cualquiera que ayude a tu organización. Solo ten en cuenta el límite de 2,000 usuarios.

P: ¿Qué pasa si alguien deja la organización?

R:

  1. Restablece su contraseña (pierden acceso)
  2. Transfiere propiedad de sus archivos a otro usuario
  3. Configura reenvío de email si es necesario
  4. Después de 30 días, elimina cuenta O guarda para archivo

P: ¿Podemos tener diferentes niveles de permiso?

R: Sí. Google Workspace tiene:

  • Super Admin - Control total (limita a 1-2 personas)
  • Usuarios estándar - Acceso a email y Drive
  • Roles personalizados - Permisos específicos (ej., puede crear usuarios pero no cambiar configuración)

Almacenamiento y Límites

P: ¿Qué pasa si excedemos 30GB por usuario?

R: 30GB es bastante grande (~200,000 emails o miles de documentos). Sin embargo, fotos de alta resolución de teléfonos modernos pueden llenar rápidamente este espacio.

Estrategia de Almacenamiento Inteligente por Tipo de Contenido:

Tipo de ContenidoImpacto en AlmacenamientoEstrategia Recomendada
Documentos/PDFsInsignificanteGuarda para siempre en Drive
Fotos de Alta ResoluciónAltoRedimensiona antes de subir O usa respaldo externo (disco duro físico)
Videos de RescatesMuy AltoSube a canal privado de YouTube en lugar de almacenar archivos brutos en Drive

Para liberar espacio:

  1. Elimina emails antiguos (archiva primero los importantes)
  2. Comprime o redimensiona archivos de fotos grandes antes de subir
  3. Mueve contenido de video a YouTube (crea canal organizacional privado)
  4. Archiva archivos antiguos a respaldo externo anualmente
  5. Considera actualizar si es necesario (planes pagos disponibles)

Hábito de Un Minuto para Voluntarios:

Enseña a tus voluntarios a redimensionar fotos a un ancho máximo de 1920px antes de subir. Una foto de 10MB de un iPhone moderno puede reducirse a 500KB sin perder calidad para Facebook o tu sitio web. Este ahorro de 20:1 evitará que tu límite de 30GB se convierta en un problema.

Cómo redimensionar (métodos simples):

  • iPhone: Usa app Fotos incorporada → Editar → Recortar/Redimensionar
  • Android: Google Photos → Editar → Redimensionar
  • Ordenador: Usa herramientas gratuitas como TinyPNG.com o Squoosh.app

P: ¿Podemos compartir archivos con personas fuera de nuestra organización?

R: ¡Sí! Comparte archivos/carpetas de Drive con cualquiera (Gmail o no). Acceden vía link o su propia cuenta de Google.

P: ¿Qué pasa con nuestros datos si dejamos de usar Google Workspace?

R: Puedes exportar todo antes de cerrar:

  1. Usa Google Takeout (takeout.google.com)
  2. Descarga todos los emails, archivos de Drive, eventos de Calendar
  3. Guarda respaldo para siempre

Problemas Técnicos

P: Los emails no están llegando después de la configuración. ¿Qué está mal?

R: Muy probablemente los registros MX:

  1. Verifica si los registros MX son correctos en tu registrador de dominio
  2. Espera 24-48 horas después de cambiar (propagación de DNS)
  3. Usa herramienta de verificación de registros MX de Google
  4. Contacta soporte de Google si aún hay problemas

P: ¿Podemos usar Google Workspace en móvil?

R: ¡Sí! Descarga apps:

  • Gmail (email)
  • Google Drive (archivos)
  • Google Docs/Sheets/Slides (editar documentos)
  • Google Meet (videollamadas)
  • Google Calendar (programación)

P: ¿Qué pasa si olvidamos la contraseña de administrador?

R: Usa recuperación de cuenta:

  1. Ve a página de recuperación de cuenta
  2. Usa email o teléfono de recuperación (¡configura estos durante configuración inicial!)
  3. Si no hay opciones de recuperación, contacta soporte de Google (puede tomar varios días)

Consejo: Configura múltiples cuentas de administrador para evitar bloqueo.

RGPD y Legal

P: ¿Es Google Workspace compatible con RGPD?

R: Sí. Google Workspace incluye Enmienda de Procesamiento de Datos y proporciona herramientas compatibles con RGPD. Sin embargo, TÚ (la ONG) eres responsable de cómo usas las herramientas (qué datos recopilas, cómo los usas, etc.).

P: ¿Podemos almacenar información de tarjetas de crédito de donantes?

R: NO. Nunca almacenes números de tarjetas de crédito, CVV, etc. Usa procesadores de pago (PayPal, Bizum, Stripe) que manejan esto de forma segura.

P: ¿Necesitamos una política de privacidad?

R: Sí, si recopilas cualquier dato personal. Publícala en tu sitio web y referénciala en formularios.

P: ¿Qué pasa si alguien solicita que eliminemos sus datos?

R: Debes cumplir en 30 días (a menos que aplique excepción legal):

  1. Elimina de todas las hojas de cálculo
  2. Elimina emails que contengan su información (o archiva fuera de línea)
  3. Elimina de listas de correo
  4. Elimina de Hojas de Contacto de Voluntarios - Este es un descuido común en España: revisa cualquier "Hoja de Contactos de Voluntarios" en Google Sheets y elimina su número de teléfono personal, dirección u otros detalles personales
  5. Si fueron un usuario con cuenta de email, elimina o transfiere propiedad de su cuenta
  6. Confirma eliminación por escrito

Importante: Cuando un voluntario se va, eliminar su cuenta de Google Workspace no es suficiente. También debes asegurar que su información personal se elimine de cualquier hoja de cálculo compartida, documentos u otros archivos donde pudo haberse registrado.

Costo y Limitaciones

P: ¿Es realmente 100% gratis?

R: Sí, para ONGs elegibles. No se requiere tarjeta de crédito, sin tarifas ocultas. Obtienes acceso completo a Gmail, Drive, Docs, Sheets, Forms, Meet, Calendar, etc.

P: ¿Cuál es el truco?

R: ¡No hay truco! Google ofrece esto como parte de su responsabilidad social corporativa. Necesitas re-verificar tu estatus de ONG periódicamente (usualmente anualmente).

P: ¿Hay actualizaciones pagadas disponibles?

R: Sí, si necesitas:

  • Más almacenamiento (más allá de 30GB/usuario)
  • Más participantes en Meet (más allá de 100)
  • Características de administración avanzadas
  • Soporte premium

Pero la mayoría de ONGs pequeñas/medianas nunca necesitan actualizaciones.

Migración y Legal

P: Ya tenemos una cuenta "Gmail normal" con todo. ¿Qué hacemos?

R: ¡No te preocupes! Tienes opciones:

  1. Mantén la cuenta antigua funcionando mientras configuras la nueva (transición gradualmente)
  2. Usa herramienta Google Workspace Migrate para mover emails antiguos a tu nueva dirección profesional (ej., info@asociacion.org)
  3. Configura reenvío de antiguo a nuevo durante período de transición

P: ¿Es legal pedir DNI (Documento Nacional de Identidad) en un Google Form?

R: Sí, siempre que incluyas una cláusula de privacidad básica en la parte inferior del formulario explicando:

  • Quién procesa los datos (tu asociación)
  • Qué propósito (Solicitud de Adopción/Membresía/Voluntario)
  • Base legal (consentimiento, interés legítimo, o contractual)

Ejemplo de texto de pie de página para formularios:

"Tus datos personales serán procesados por [Nombre de Tu Asociación] con el propósito de 
[proceso de adopción/gestión de voluntarios]. Base legal: tu consentimiento. Puedes ejercer 
tus derechos de acceso, rectificación y eliminación contactando info@tuasociacion.org. 
Más información en nuestra política de privacidad: [link]"

Conclusión

Google Workspace es un potente kit de herramientas gratuito que puede transformar cómo opera tu organización de bienestar animal. Desde email profesional que construye confianza de donantes, hasta almacenamiento en la nube que mantiene todo organizado, hasta herramientas de colaboración que hacen el trabajo en equipo sin problemas - estas herramientas están diseñadas para hacer tu vida más fácil para que puedas enfocarte en lo que importa: ayudar animales.

Comenzando: Tu Plan de Acción

Semana 1: Configuración

  • Verifica estatus de ONG (Goodstack/Google for Nonprofits)
  • Registra dominio si es necesario
  • Solicita Google Workspace
  • Configura cuenta de administrador

Semana 2: Configuración

  • Crea primeras direcciones de email (info@, tu nombre)
  • Configura estructura de carpetas en Drive
  • Activa autenticación de dos factores
  • Invita miembros clave del equipo

Semana 3: Implementación

  • Crea primera Google Sheet (comienza con donantes o voluntarios)
  • Crea primer Google Form (solicitud de voluntario o formulario de contacto)
  • Configura calendario compartido
  • Forma al equipo en conceptos básicos

Semana 4: Optimización

  • Crea plantillas de email para respuestas comunes
  • Configura firmas de email
  • Organiza carpetas de Drive
  • Crea primer documento compartido

Recuerda

Comienza simple. No necesitas usar todas las herramientas el primer día. Comienza con email, agrega Drive para almacenamiento de archivos, luego incorpora gradualmente Sheets, Forms y Calendar según veas la necesidad.

Forma a tu equipo. Las herramientas solo ayudan si las personas las usan. Invierte tiempo en mostrar a voluntarios y personal cómo estas herramientas hacen sus vidas más fáciles.

Mantente seguro. Activa autenticación de dos factores, usa contraseñas fuertes, revisa acceso regularmente. Protege los datos que las personas te confían.

Cumple con RGPD. Crea una política de privacidad, solo recopila datos necesarios, respeta los derechos de las personas. La confianza es tu activo más valioso.

Pide ayuda. Google proporciona documentación extensa, tutoriales en video y soporte. La comunidad 101 Lives está aquí para ayudar a organizaciones españolas de bienestar animal a tener éxito.

Recursos Adicionales

Recursos Oficiales de Google

Recursos para ONGs Españolas

Guías 101 Lives

  • Guía de Comunidades de WhatsApp - Coordina comunicaciones eficazmente
  • Guía de Registro de Dominios - Elige y registra tu dominio (próximamente)
  • Guía Rápida RGPD - Lista de verificación de protección de datos para ONGs (próximamente)

¿Necesitas Más Ayuda?

Configurar herramientas digitales puede sentirse abrumador, pero no estás solo. La Asociación 101 Lives está construyendo recursos, plantillas y una comunidad de soporte específicamente para organizaciones de bienestar animal en España.

Únete a la Red 101 Lives para acceder a:

  • Plantillas descargables de Google Workspace
  • Sesiones de Q&A en vivo
  • Foro comunitario para compartir consejos
  • Soporte técnico de otras ONGs

Visita: 101lives.org/recursos

Gracias por dedicar tu tiempo y energía al bienestar animal. Esperamos que estas herramientas te ayuden a salvar más vidas, coordinar más eficazmente y construir la confianza que tu misión merece. 🐾

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